С первого по третье ноября мы представляли FirstVDS в Москве на 9 ежегодной выставке RIW16 (Russian Interactive Week). Мы уже участвовали в RIW в 2013 и в 2015 году. Первый раз привозили стенд, во второй — просто как слушатели. В этих поездках меня поразило количество посетителей конференции — 20 000 человек. Полагая, что в этом году народа будет не меньше, решили всех удивить.

Потратили полтора месяца на подготовку. Заказали яркий стенд, приготовили подарки, выучили ответы на часто задаваемые вопросы. И только в Москве поняли, как много мелочей упустили.

В этой статье расскажу об ошибках и особенностях, с которыми столкнулись при подготовке. Если вы любите ходить на выставки или участвуете в них от лица компании — будет интересно.

Выбираем формат участия

Я была на RIW в 2013, 2015 и 2016 годах. Для себя выделяю несколько типов участия:

• Посетители форума. Они слушают лекции, знакомятся с новыми людьми и вдохновляются на великие свершения за 8 000 рублей. Получить маркетинговый эффект от простого посещения форума вряд ли получится, поэтому такой формат выбирают для саморазвития
• Экспоненты выставки. Компании, которые хотят продвинуть свои услуги. Они арендуют павильон, заказывают стенд и ловят посетителей за рукав, чтобы объяснить свои преимущества. Цена у каждого своя — она зависит от площади и комплектации павильона
• Спикеры — евнгелисты компаний. Самые продающие участники форумов. Они рассказывают о новинках в своей сфере и разбирают кейсы слушателей.
• Посетители выставки.  Это люди, которые пришли на выставку бесплатно — посмотреть экспонентов или впарить свои услуги. особенно тем, кто стоит на стендах и не может сбежать:)

На RIW15 мы ездили посетителями форума. Послушали доклады и договорились о встречах с участниками, чтобы обсудить возможности партнерства. В таком формате мы получили несколько клиентов, которые окупили расходы на поездку. На RIW16 хотелось получить больший охват.

Формат участия зависит от цели

Спикеры форума здорово формируют образ компании и продают услуги со сцены — у нас таких талантов пока нет. Посетителем выставки много контактов не заработаешь. Наша задача — продать больше услуг. Поэтому решили ехать со стендом.

Идея такая: слушатели форума бредут на лекцию, по пути видят наш стенд, цепляются за него взглядом. Мы им рассказываем про нас и наши услуги. Они сразу понимают, что им нужен VDS, и покупают сервер, лучше два.

Выбираем павильон

Самый маленький стенд площадью 4 кв.м. на RIW стоит 283 000 рублей. В середине августа, когда мы заказывали павильон, большинство свободных мест уже выкупили. Выбирали из того, что осталось. Нам повезло — нашли место на пути в главный зал для лекций. Организаторы выставки говорят, что площади начинают бронировать еще весной. Хотите выбрать самое удачное место — подсуетитесь заранее.

Как "зацепить" прохожего

Всего на выставке было 60 павильонов. Чтобы привлечь внимание к нашему стенду, пришлось проявить фантазию. Мы сделали упор на VDS-Атлант. Его архитектура отличается от VDS конкурентов и стоит он не три копейки. При хорошем раскладе окупит поездку.

Сразу решили — стандартное наполнение стенда брать не будем. Сделаем макет кластера Атлант в масштабе 1:4. И пусть он походит на настоящий, пусть мигает лампочками. И пусть светится! Люди увидят наш макет, зависнут и спросят: “А что это у вас мигает?” И тут мы такие: “Бла бла бла, вы без нашего Атланта жить не можете”.

Как оформить стенд

Организаторы оклеивают стены арендованного “загона”, дают две лампочки, ноут, телевизор стол и табуретки. Это хорошо, но не интересно. Чтобы выделиться среди экспонентов, заказали стеллу до потолка с комодом и подсветкой. Получилось дешево, но оправдано — нестандартные стенды привлекают больше народа.

Комод, как показала практика — полезная на стенде мебель. В него можно сложить раздатку, сумки, визитки. Закрыл — ничего не видно, открыл — дал посетителю подарок.

Халявщики — страшная напасть на RIW. Не первый год замечаю отдельную категорию людей с огромными сумками, сгребающих всю раздатку. Им все равно, чем вы занимаетесь. Будут вас слушать, но даже название не запомнят. Жаль тратить на них время. Комод в этом случае незаменим — закрыл и сделал вид, что раздатки у тебя нет.

Макет мы напечатали на 3D принтере, дома всю ночь паяли и красили — вышло красиво.

Собираем команду

Выбрали троих руководителей: отдела маркетинга, отдела продаж и службы поддержки — отвечать на сложные технические вопросы.

Готовится к вопросам по стенду мы начали заранее. Спрогнозировали вопросы, придумали и проговорили ответы, выучили наизусть. Проговаривать надо всё. Как выяснилось, мысли, которые складно звучат в голове, сложно выразить связно. Тренировались не зря. Вопросов было много, а самый популярный: “А чё это у вас такое мигает?”

Взлетаем

День перед выставкой

Участники начали заезжать в Экспоцентр с восьми утра. Мы приехали к трем дня, наш стенд с комодом привезли к пяти вечера. И тут начались проблемы.

Мы заказали оклейку комода и подставку для модели у московских рекламщиков, по ТЗ и миллиону созвонов. Конструкция приехала вовремя. Только без вилки в розетку. Вместо нее торчали три провода на высоте одного метра от пола. “Не было в ТЗ”, — такой ответ я услышала от подрядчика.

Через час позвонили из типографии, сказали, что доставки листовок и визиток сегодня не будет — курьер попал в аварию и теперь лежит в больнице, а раздатка у него в машине.

Время 18.30, все катилось к чертям...

В такой момент главное — не отчаиваться. После часа телефонных разговоров и уговоров вилка с проводом к нам приехала, визитки обещали доставить утром.

День первый

Открытие в 9.00, курьер из типографии приехал в 9.30, люди стали подтягиваться к 10.00, начинались лекции. Первый день был самый продуктивный. Приходили заинтересованные люди, которым нужен хостинг. Пришли даже наши московские клиенты. Было здорово познакомиться лично!

Представителям компании важно понять, что не всем людям прямо сейчас нужна их услуга. Когда люди слушают, кивают и забывают вас, не успев отойти от стенда — это демотивирует. На этот случай нужно брать с собой подарки. У нас был полный комод кедровых шишек — мы же из Сибири. Шишки купили, варили (опять же всю ночь) и упаковали сами в пакетики с нашими визитками.

Сработало замечательно! Когда в конце разговора ты достаешь из комода кедровую шишку и даришь человеку — он меняется в лице, радуется, запоминает тебя. А это как раз то, что нужно на выставке — чтобы тебя запомнили.

День второй

Во второй день участники чувствуют себя более расслабленно, приходят позднее. Зная это, мы запланировали встречи, осмотр стендов других компаний и поиск партнерских контактов. Многие экспоненты разыгрывали призы — собирали визитки в лототрон и разыгрывали планшет или Powerbank среди участников. Собирать контакты — самое то. Просто и эффективно. Взяли на заметку.

В этот же день напротив открылась выставка санаториев и контингент изменился. Пошли женщины за 55. Они слабо понимали, что такое хостинг, но им нравились наши лампочки и усы руководителя службы поддержки.

День третий

На RIW это традиционно день школьников и студентов. Давали интервью для какого-то школьного телевидения, рассказывали, зачем нужен хостинг.

Ещё раз убедились, что на стенде главное — команда. Люди, которые понимают о чем говорят, быстро вникают в требования посетителя и дают готовое решение. Если на стенде вялый специалист, которому не близка услуга — это видно. Он обычно сидит уткнувшись в телефон, а люди проходят мимо.

К шести вечера выставка закрылась.

Мы отправили наш стенд на склад в дата-центр — до следующего мероприятия. Рекомендую сервис YouDo для помощи в перевозке и сборке вещей — это гораздо дешевле грузовой компании.

Эпилог: как я заминировала аэропорт Шереметьево

На рейс в итоге я не села — опоздала на сдачу багажа. Наташа и Лёша улетели, а мне пришлось менять билет на следующий рейс. Расстроенная, я пошла в кафе — покушать и выпить кофе. Макет нашего Атланта со всеми батарейками, проводами и лампочками взяла с собой в коробке PlayStation. Он лежал на стуле напротив.

Там я его благополучно и забыла. Прошла контроль. Уже перед выходом на посадку ВСПОМНИЛА! Звоню в кафе, говорю: “Час назад я у вас забыла белую коробку, в ней лампочки, провода, батарейки...” Говорю и понимаю, что моя конструкция походит на бомбу. А сотрудник мне в ответ: “Да, нашли мы вашу коробку и вызвали полицию. Полиция испугалась и вызвала саперов. При виде их разбежались пассажиры терминала D. Лучше вам за своей коробкой не возвращаться!”

Сделала вид, что я — не я, запрыгнула в самолет и улетела домой. Новые макеты напечатаю.

Выводы

На стенд, раздатку, шишки, билеты в Москву и тд мы потратили 500 тысяч рублей. Теперь будем следить за продажами после выставки.

В беседах с коллегами я слышу мнение, что такие мероприятия работают “на репутацию компании”. А как эту репутацию измерить — не известно. Поэтому эффективность мерим по количеству промокодов, активированных после мероприятия. Общаемся с владельцами визиток, которые мы получили.

Мы набрали 50 целевых визиток. Пара человек уже купили серверы, посмотрим сколько контрактов получится в результате.

В статье использованы фотографии из официального фотоотчета с RIW16.