53% людей жалуются на нехватку времени. При этом около 74% людей признаются, что страдают от прокрастинации. Совпадение? Не думаем!
Тайм-менеджмент — не просто красивый термин. Это система, которая позволяет выстроить жизнь и работу так, чтобы помнить о важных задачах, выполнять их в срок и не тонуть в мелкой рутине.
Собрали для вас подборку из 11 крутых приложений, которые могут в этом помочь! Для удобства мы разделили их на приложения для организации задач, для отслеживания времени и для ведения заметок. У большинства программ есть платные версии. но мы в своей статье сосредоточимся на бесплатных возможностях.
Приложения для организации задач
Трудно держать в голове все дни рождения, запись к стоматологу через полгода и конференцию 29 октября, о которой вы узнали случайно вечером. Задачи удобнее размечать в приложениях-календарях, которые напомнят о важных событиях, помогут распланировать задачи по дням и на основе этого построят тайм-блоки на день. О таких приложениях-планировщиках мы и поговорим в этом разделе.
Microsoft To-Do
Это новая инкарнация полюбившегося многим приложения для планирования дел Wunderlist, которое выкупила корпорация Microsoft в 2015 году.
Бесплатный десктопный интерфейс довольно богатый и позволяет держать перед глазами календарь на текущий месяц, список проектов и список задач на один или несколько дней. Задачи можно размещать в разных проектах с цветовой дифференциацией. Так визуально разграничиваются работа, личные дела и хобби.
Также в Microsoft To-Do есть варианты для персонализации — несколько фонов и цветовых оформлений интерфейса.
Скачать можно на официальном сайте приложения (есть версии для Windows, iOS и Android).
Google Календарь
Тайм-блокинг — одна из ведущих моделей планирования задач. Многие находят его удобным, поскольку можно визуально представить свою нагрузку. Большую часть экрана интерфейса занимает календарь на месяц, неделю или день с расписанными задачами.
Если вы заведете привычку разделять задачи по проектам разными цветами, то можно в два клика оставить в календаре задачи только по одному из них и оценить нагрузку.
Поскольку Google предполагает еще ряд офисных приложений, удобно переносить в календарь задачи из почты (например, встречи), синхронизироваться с другим пользователями (делать совместные задачи в календаре), а также вносить в список задач мероприятия, на которые вы регистрируетесь.
Есть несколько удобных фич:
- поддержка работы на Windows, Android и iOS, часто достаточно простой веб-версии (адаптирована под все популярные браузеры);
- возможность постановки целей;
- синхронизация с экосистемой Google — почтой, картами, мессенджерами и т. п.;
- подписки на календари коллег и публичные календари.
Any.do
Удобный органайзер, в котором можно вести дела и планировать день.
При создании задачи вы можете выбрать тег для дня выполнения — сегодня, завтра и даже «когда-нибудь». С помощью этой программы можно работать с привычками — напоминания о них будут приходить с нужной периодичностью.
Это простенький органайзер, который идеально подходит, если у вас в работе немного проектов. Так же Any.do удобен, чтобы вести какой-то один проект — подойдет он для ведения бытовых дел, списков покупок или для ведения небольшого блога. Можно шерить списки с другими пользователями — семьей или коллегами. В общем, Any.do отлично разгружает голову. Ведь она нужна, чтобы думать, а не чтобы хранить в ней идеи.
Чаще Any.do используют на смартфоне, поэтому в приложении предусмотрены виджеты в виде календаря: от объемного, который занимает почти весь экран, до совсем минималистичного. Можно выбрать удобный для себя вариант.
Напоследок отметим, что Any.do — один из старичков тайм-менеджмета, его история началась еще в двухтысячных, но до сих пор приложение остается одним из самых популярных.
Скачать его можно здесь. Есть версии для iOS и Android.
TickTick
Многофункциональные приложения для тайм-менеджмента часто кажутся тяжеловесными, многие требуют внедрения особой индивидуальной системы. В итоге часто люди не пользуются и половиной предложенных функций, потому что на это тоже требуется ресурс и желание. Как насчет удобного планировщика задач без претензий? Многие пользуются бумажным ежедневником, но что если не всегда удобно таскать его с собой?
Для этих людей и создан TickTick. Создатели приложения очень взвешенно подходят к добавлению новых функций, чтобы сохранить лаконичность интерфейса.
Вы создаете задачу, тегаете проект, указываете дату исполнения. В карточку задачи можно добавить комментарии и файлы.
Постепенно можно разбить все задачи на несколько проектов. Практика показывает, что этого функционала достаточно, чтобы упорядочить жизнь и распланировать время.
Фичи TickTick:
- если вы ставите задачу, знакомую приложению (например, «обед»), оно автоматически предлагает время для его исполнения — 12:00. Это, конечно, можно изменить или вовсе отключить функцию;
- можно привязать задачу к месту (например, купить что-то в определенном магазине) — и он пришлет уведомление, когда вы окажетесь рядом;
- интеграция с Google Calendar — можно перемещать задачи между приложениями.
Скачать приложение можно на официальном сайте. Есть версия Windows, Android, iOS, Linux, а также расширения для разных браузеров.
Todoist
А это как раз вариант для тех, кому мало простого интерфейса и нужно побольше инструментов для разграничения задач, коллективного планирования, управления командой, создания отчетностей и т. п.
Вы можете настраивать внутри проектов отдельные подпроекты, а внутри задач — свои подзадачи с файлами, комментариями и фильтрами. Можно использовать множество шаблонов, чтобы создать список задач, покупок, контент-план для соцсетей и т. д.
Рекомендуем в начале работы с Todoist ознакомиться с практическими рекомендациями, на это уйдет 30-60 минут, но тогда система тайм-менеджмента станет более совершенной.
Todoist, созданный как список задач, давно перерос этот функционал, и многие переносят в него организацию всей жизни. У него есть десктопная версия, и именно в ней мы советуем начинать работать, потому что настраивать весь этот функционал со смартфона может быть неудобно. Зато, настроив систему на компьютере, вы легко сможете проверять свой список дел и идей на ходу со смартфона.
В общем, если вы чувствуете потребность навести порядок в делах, планировать задачи для себя и команды, но не хотите создавать эту систему с нуля — вам поможет Todoist.
Приложения для отслеживания времени
Отвлечения от рабочих задач отнимают около 3 часов рабочего времени. Для работодателей важно, чтобы их сотрудники больше рабочего времени уделяли своим задачам, это влияет на продуктивность и психологический комфорт команды.
К тому же многие помнят ощущение, когда вроде бы был весь день занят, а что сделал — непонятно. Обычно так происходит, если весь день лавировал между мелкими задачами, которые и съели основное время. Если такое случается с вами часто, рекомендуем отслеживать, чем вы занимаетесь в течение дня.
Toggl Track
Один из простейших тайм-треккеров. Программа работает максимально просто: пользователь пишет задачу, которую начинает делать, включается таймер, а после окончания — выключает. В течение дня они накапливаются, и позже вы можете получить картинку рабочего дня.
Интересные фичи Toggl:
- напоминает установить таймер, если вы почему-то долго этого не делаете (эй, ты что там прокрастинируешь?);
- настраивает автоматический запуск таймера;
- считает время простоя;
- имеет функционал таймера для системы Pomodoro (25 минут работы / 5 минут отдыха, и так по кругу);
- синхронизируется с браузерами, почтой и другими системами тайм-менджмента;
- показывает отчеты о потраченном времени за разные периоды с разбивкой по проектам;
- не требует подключения к интернету.
Timeneye
Более продвинутый инструмент для тех, кто всерьез занялся своей продуктивностью, а также продуктивностью сотрудников. Google Calendar дает картинку того, каким мы хотим видеть рабочий день, а Timeneye — того, как реально этот день проходит.
В сервисе присутствует удобная визуализация задач, поэтому достаточно одним взглядом окинуть календарь и понять, куда уходит основное время и кто над какой задачей работает.
Это удобно для тех, кто работает с почасовой системой оплаты. По статистике Timeneye можно отслеживать затраченное время на задачи и прогнозировать сроки работы над будущими проектами.
Для работы не обязательно постоянно открывать программу, потому что есть синхронизация и виджеты для Trello, Google Chrome и других приложений.
Скачать можно на официальном сайте сервиса
Forest
Это хороший пример тайм-трекера с геймификацией. Он помогает отказаться от скроллинга в смартфоне и не отвлекаться на каждое уведомление.
Как это работает: в приложении растет виртуальный лес. Когда вы засекаете время — растет дерево, изначально вы ставите срок, за который оно вырастет — от 10 минут до нескольких часов. Если выйти из приложения раньше этого срока — дерево погибает.
Так, задача за задачей растет лес, а погибшие деревья торчат в нем неприятными корягами. Ну кто захочет в своем лесу видеть коряги? Вот и привыкаешь выдерживать весь срок.
Если проблема в том, чтобы не отвлекаться на телефон — достаточно этого функционала. Но если нужно отследить временные затраты на разные задачи — работу, учебу, дела по дому или чтение — для этого есть простенькая система тегов.
Для дополнительной мотивации есть несколько вариантов прокачки своего леса. С каждой сессией вам начисляются монетки, их можно потратить на эксклюзивные деревья.
Бесплатной версии вполне достаточно, чтобы привить себе дисциплину и работать тайм-блоками. Pro-версия позволяет синхронизировать сервис на нескольких устройствах, получить детальную аналитику продуктивности, соревноваться с друзьями и даже посадить настоящие деревья. Кстати, таким образом, в мире посажено уже 1,7 млн деревьев — это около 2 гектаров леса!.
Скачать приложение можно на сайте. Есть версия для iOS и Android.
Сервисы для заметок
Вот были бы сервисы, куда можно было бы выгружать все мысли из головы, а потом создавать из этой каши гибкую систему стратегии и планирования… Постойте-ка, так ведь это же про сервисы создания заметок!
Evernote
Уже почти 10 лет Evernote держит лидерские позиции среди сервисов заметок. Кое-кто перенес туда всю свою жизнь и превратил приложение в личную базу данных.
Итак, классные фичи Evernote:
- создание удобных заметок и блокнотов;
- десятки шаблонов;
- сохранение веб-страниц в один клик;
- рукописный ввод — это делает приложение удобным для использования на планшете или смартфоне;
- встроенный сканер.
Благодаря блокнотной структуре можно использовать Evernote как для работы, так и для хранения любых личных записей. Он может быть личным дневником, может быть планнером, а может — всем сразу.
Скачать Evernote на официальном сайте (есть версии для разных платформ и веб-версии для браузеров).
OneNote
Более простая цифровая записная книжка, которая также имеет блокнотную структуру. Для некоторых адептов бумажных органайзеров OneNote стал комфортной заменой.
Кроме того, что можно создавать собственные блокноты и разделы, этот сервис имеет ряд преимуществ перед бумагой:
- сохранение веб-страниц;
- рукописный ввод;
- добавление медиа-файлов в документы.
И если Evernote может сбить с толку системой тегов, то в OneNote нет такой конструкции.
Для тех, кто привык работать в Microsoft Office будет привычным интерфейс OneNote, потому что это также разработка корпорации Microsoft.
Google Keep
Адепты экосистемы Google могут дополнить календарь и прочие сервисы с помощью сервиса Keep. Это удобно, если вам часто нужно фиксировать данные, идеи, список покупок буквально на ходу. Уже потом, в спокойной обстановке можно как следует обдумать задачу, взять в работу и оформить должным образом. Но пока идея не сформирована, бывает очень важно записать ее, потому что до 90% из них просто забываются.
Google Keep — бытовое приложение для заметок, оно не претендует на то, чтобы стать умным помощником, просто сделает вашу жизнь чуть лучше. Например, вовремя напомнит купить молока, не даст потеряться вашим мыслям и всегда будет под рукой. То, что раньше писали на стикерах и таскали в кошельке, теперь можно хранить в одном месте, шерить с семьей и командой, а писать заметки можно на любой устройстве.
Что выбрать
Тайм-менеджмент — очень индивидуальная задача. Один предпочитает планировать каждый шаг от утренней рутины до покупки продуктов, другой держит все в голове и легко перестраивает свой план, если обстановка изменилась. Поэтому и сервис можно выбирать, исходя из задач. Очень важно понимать свои потребности. Если в голове просто роятся мысли, стоит ограничиться приложением для заметок, если вы ищете способ организовать всю свою жизнь — присмотритесь к приложениям вроде Notion, ну а если вы живете в рамках жестких дедлайнов и многозадачности, то лучше сервиса тайм-блокинга не найти!
Возможно, вам будет интересно
Было интересно?
