Как мы в компании корпоративный портал внедряли

Привет! Меня зовут Софья, я HR generalist в FirstVDS — популярном российском хостинг-провайдере , который давно работает на рынке виртуальных серверов. У нас в компании больше ста человек, регулярно приходят новые сотрудники. Поэтому нам важно быстро вводить в курс дела и коммуникацию новых людей. Чтобы сделать общение для коллектива удобным, прозрачным и оперативным, мы внедрили у себя корпоративный портал. И сегодня я хочу поделиться опытом, как это было, с какими трудностями столкнулись и что получилось в итоге.

Вначале был форум…

В компанию я пришла в 2011 году. Нас тогда было немного, все друг друга знали, и проблем во взаимодействии, в общем-то , не было. Потом я ушла в декрет, а когда вернулась, то увидела, что в компании появилось много новых людей, в отделах увеличилось количество сотрудников, при этом эффективность общения между ними снизилась — особенно между отделами. Люди между собой практически не общались, а информация, важная для каждого работника, доставлялась не так оперативно, как хотелось бы. Каждый отдел жил собственной жизнью, и часто работники одного отдела имели слабое представление о том, что происходит в другом, а главное, как их работа связана с работой остальных людей в компании.

Да, у нас был внутренний форум, куда выкладывались документы, и где в отчётах о дежурствах передавалась информация от одной смены техподдержки другой. Но на форуме никто не сидел, ничего не писал и не обсуждал.

После долгого перерыва в работе я чувствовала себя новичком. Было непонятно, что, где и как искать, к кому обращаться за информацией. И форум мне никак в этом не помогал, хотя по идее должен был. Это была одна сторона медали. С другой стороны, мне, как эйчару, не хватало инструмента для сплочения людей и создания единой среды для общения. Передо мной стоял ряд задач, которые я надеялась решить с помощью форума. Но как я уже говорила, на тот момент он своих функций не выполнял — это была просто серая мертвая штука, где никого нет.

Вот так он выглядел в 2017 году:

Я понимала, надо что-то делать. Проанализировала проблемы, с которыми я столкнулась и как новичок, только пришедший в компанию, и как hr-руководитель , и у меня родилась идея. Портал — это первое, что мне пришло в голову, потому что у нас уже был опыт работы с ним, и довольно успешный — как инструмент он работал. Я хорошо представляла, как с помощью портала мы сможем решить ряд довольно глобальных задач: объединить людей, выстроить коммуникацию между отделами, сделать так, чтобы все были в курсе того, что происходит в компании.

Мне было важно, чтобы вся актуальная информация собиралась в одном месте, а люди для общения пользовались одним сервисом, а не десятками разных. Я считала, что это повлияет и на развитие корпоративной культуры в компании, и на общую атмосферу, когда люди ощущают себя одной большой командой, а не кучкуются группами. А ещё на повышение скорости бизнес-процессов , которая зависит от того, насколько быстро информация попадает к нужному человеку.

Когда вся компания — это пять человек в одном кабинете, конечно, никакой портал вам не нужен. Вы можете договориться и обменяться новыми данными, как говорится, не вставая из-за стола. Но если в компании много людей, отделы на разных этажах, а порой и в разных зданиях и городах, то нужна общая площадка — некое виртуальное пространство, куда можно собрать всех одновременно, поделиться новостями или решить срочные задачи, которые касаются разных специалистов. У нас были проблемы с коммуникацией, их хотелось исправить. И портал был тем самым инструментом, который подходил по всем параметрам.

Битрикс или не Битрикс

Определившись с идеей, я вынесла вопрос про портал на общее собрание руководителей. Поскольку в компании все понимали, что общение и взаимодействие между сотрудниками — это важно, и работа в этом направлении проводилась, хотя и медленными темпами, ни у кого не возникло возражений по поводу портала. Нужно было определиться с платформой.

Стали рассматривать варианты. Можно было написать решение самим, но это потребовало бы времени, ресурсов. Привлекать своих технических специалистов — значит отвлекать их от основных задач. Да и просто написать решение мало, нужно его потом развивать и поддерживать — снова время, ресурсы. Мы были не готовы идти на это. Тем более, что четкого понимания, как именно должен работать этот инструмент, у нас не было. Поэтому от самописного варианта отказались.

Стали искать готовые продукты и остановились на Битриксе. Из трёх продуктов, которые мы рассматривали тогда, он был самым известным. Была и другая причина, почему мы выбрали его. У меня и у некоторых ребят уже был опыт работы с порталом Битрикса. Мы знали, что там есть функции, которые нам нужны. Оставалось определиться, какая версия нам подходит больше — облачная или из «коробки». Это было несложно.

Облачная не подходила нам сразу по двум параметрам — уровню безопасности и отсутствию возможности менять продукт под себя. С одной стороны, мы даже представить себе не могли, чтобы хранить все коммерческие данные, информацию о сотрудниках, финансовые отчёты или деловые документы где-то там в чужом облаке. С другой, четко понимали — если возникнет необходимость в том, чтобы решить с помощью портала нестандартную задачу, облако нам не товарищ, а вот коробочную версию всегда можно доработать с учетом запросов компании.

В результате остановились на коробочной версии — 1С-Битрикс 24. И поехали.

Ключ на старт!

Мы купили лицензию 1С-Битрикс 24 на 100 пользователей, передали ребятам из отдела эксплуатации. А те подготовили сервер и установили продукт. Потом начали добавлять тестовые аккаунты и смотреть, как всё работает. На этом этапе проблем не было. Дальше внедрение портала проходило в два этапа:

• Тестирование и настройка

• Обучение сотрудников

Расскажу про каждый этап подробнее.

Тестирование и настройка

Мы решили, что не будем давать доступ сразу всем, а для начала создадим тестовую группу и посмотрим, смогут ли люди тут вообще ориентироваться и как.

Сначала мы добавили в тестовую группу отдел маркетинга, пригласили сотрудников. Люди получили доступ к порталу, зарегистрировались и стали разбираться, как тут всё устроено. Это была хорошая идея, потому что она сразу помогла выявить те места, которые сходу можно было улучшить.

Например, в базовой версии портала, которая открывается сразу после установки, по умолчанию включено огромное количество модулей — видимо, чтобы пользователи сразу видели, какие возможности у них есть. Участники тестовой группы их находили и пытались там что-то сделать. Возникали вопросы. Я шла проверять и по факту оказывалось, что многие модули нам сейчас не нужны и только сбивают людей с толку. Я отключала лишние модули, оставляла те, которые нам требовались сразу.

Также у нас было время поэкспериментировать с тем, какую информацию показывать людям сразу, какую потом, проверить путь пользователя, обработать фидбек тестовой группы.

Пока шло тестирование, я готовила контент, наполняла материалами разделы, добавляла документы. Чтобы к тому времени, когда все сотрудники придут на портал, тут уже было, что посмотреть и с чем познакомиться, так сказать, в боевых условиях, а не демо-версии с шаблонными текстами. При подготовке в основном ориентировалась на то, какая информация была бы полезна именно новичку. Добавила раздел FAQ с ответами на вопросы, с чего начинать новому сотруднику, как ориентироваться на портале, где искать шаблоны заявлений. Перенесла отчеты техподдержки о дежурствах, создала раздел о структуре компании, попросила руководителей добавить регламенты. Когда мы закончили с тестированием, основными настройками, и на портале появилась актуальная информация, мы поняли, что пора переходить к следующему этапу.

Обучение сотрудников

Первое, что мы сделали, это провели большое собрание, на котором я рассказывала людям, почему мы меняем инструмент общения и как будем им пользоваться. Презентация проводилась в формате «Было — Стало»: вот был форум, в котором никого нет, невозможно что-то обсудить, и ничего не происходит. И вот портал, где есть фоточки, можно создавать группы, чаты отделов, есть встроенный мессенджер, мобильное приложение.

Рассказывала про контент, который добавила. Про новые разделы и про то, как теперь удобно, когда всё под рукой. Например, вот раздел «Структура компании»: можете сразу посмотреть, какие у нас есть отделы и службы, кто где находится, имена подписаны, контакты указаны, аватары поставлены. Ну здорово же! Например, я хочу написать админу Василию, и мне не нужно узнавать, где он, как с ним связаться, я просто нажимаю «Написать» — и всё!

И вот это всё я презентовала, с примерами, куда нужно заходить, на что нажимать, как это выглядит, и что это всё очень удобно. Все покивали и, вроде, согласились. Но на самом деле ничего бы не вышло, если бы не поддержка руководства. Алексей, наш генеральный директор, не только принимал активное участие в обсуждении самой идеи внедрения портала, он сравнивал вместе с нами разные продукты, подключался на этапе тестирования, а потом, когда увидел портал, сказал: «Так, всё нормально, работаем».

И мы продолжили работать. Но теперь уже с порталом.

Конечно, не всё шло гладко. Людям всегда требуется время привыкнуть к переменам.

У кого-то раньше было много разных чатов, а теперь надо пользоваться Битриксом. Кто-то привык работать в программе с одним интерфейсом, а теперь надо адаптироваться к другому. Или взять те же отчёты. Раньше дежурный из одной смены техподдержки передавал информацию дежурному из другой, а теперь тебя обязывают делиться информацией в публичном пространстве всей компании. Заставляют выходить из зоны комфорта и менять привычки, работать в открытую. Кому-то это давалось легче, кому-то тяжелее.

Но когда мы начали собирать всю информацию на портал и поддерживать общение через мессенджер и чаты Битрикса, тут уже деваться некуда — вся компания там, не будешь же отрываться от коллектива. Да, на это потребовалось время, но зато теперь каждый сотрудник может прочитать новости другого отдела, задать вопрос коллеге, не тратя время на поиск контактов или поход на другой этаж, поучаствовать в общем обсуждении, где провести тимбилдинг или отметить Новый год.

Для срочных и важных сообщений мы создали алерт-чат «Changelog». И все знают, что, если в этом чате появилось новое сообщение, нужно обязательно посмотреть. Все к этому привыкли, стали лояльнее относиться к самому порталу. И теперь, когда на нём добавляется что-то новое, воспринимают это нормально, без негатива.

В целом, на внедрение у нас ушло не так уж и много времени, примерно месяц от покупки лицензии до завершения тестирования. Дальше мы просто добавили всех и стали работать.

Есть ли жизнь после внедрения

После того, как мы добавили на портал всех сотрудников, работа шла в двух направлениях.

Первое — это развитие самого портала. Мы добавляли фичи, подключали новые модули. И, что интересно, только бесплатные. Нам пока не разу не понадобилось докупать модули, хватает тех, что есть в базовой версии. В Битриксе на самом деле много возможностей. И много модулей. Если подумать головой и поискать подходящую механику, то можно отыскать ту, что идеально подойдет тебе под решение текущих задач, даже если название не подходит. Так, у нас была идея организовать на портале магазин подарков, в котором каждый сотрудник мог выбрать и купить себе подарок на день рождения компании. Мы нашли модуль для заказа канцелярии и адаптировали его — заменили канцтовары на мерч и дали людям возможность выбирать то, что они хотят, обменивая баллы за накопленный стаж работы в компании на подарки.

Еще мы создавали и добавляли виджеты — небольшие внутренние приложения, которые должны были подтягивать актуальную информацию о компании и ее сотрудниках. Когда портал заработал, на нем был только один виджет — дни рождения сотрудников за текущий месяц. Так как у меня уже был опыт работы с порталом, я знала, что можно сделать и другие — доску почёта, например. Попросила ребят помочь. Мы изучили мануалы Битрикса, разобрались и добавили и «Доску почёта», и виджет «Новые сотрудники», и теперь все в компании знают, кто у нас молодец, а кто — новичок. А кроме того, записи о достижениях отдельных сотрудников привязаны к их личным профилям — заходишь на страничку сотрудника и видишь, в чём он отличился и когда.

Потом для работы одного из наших направлений потребовалась CRM, мы настроили модуль для ведения сделок. Сейчас ребята, работающие по этому направлению, ведут там своих клиентов. Добавили возможность бронировать переговорные прямо на портале — раньше использовали для этого календарь Гугла.

Основное удобство в том, что теперь вся информация и большая часть бизнес-процессов находятся в одном месте. Ни миллиона чатов, ни форумов вовне. Есть целостная система с большими возможностями. У нас в Битриксе есть даже свой транспорт-менеджер , который позволяет рассадить людей в автобусы и машины для корпоративного выезда. А недавно мы автоматизировали бизнес-процесс согласования счетов на оплату, и теперь людям не надо ходить по офису и собирать подписи: просто жмёшь кнопку, прикрепляешь счёт — и готово. Это удобно и быстро. Мы многое реализовали, при этом все проблемы, с которыми мы сталкивались, были, скорее, из серии «изучить что-то и разобраться, как сделать под себя», а не из разряда непреодолимых технических сложностей.

К слову, за два с лишним года использования портала у нас ничего серьёзного не сломалось. Как-то раз перестал работать поиск по ключевым словам. Битрикс выкатил обновление, и что-то пошло не так. Написали им, разобрались, починили. И ещё как-то раз возникла проблема с чатами: людям не доходили сообщения. То есть один человек отправляет другому что-то , а тот не видит. Нашли причину и устранили. Потом нам писали клиенты, у которых была похожая проблема, и мы им рассказывали, как решали её у себя.

 

Второе направление — обучение и адаптация людей. Портал — гибкая система, готовая меняться под влиянием того, кто в неё включен. И как это обычно бывает с любым нововведением, нам требовалось время, чтобы выработать определённые правила — как вести себя на портале, чтобы это повышало эффективность работы компании, что можно делать, а что нельзя. Где-то мы шли наощупь, путём проб и ошибок вырабатывали принципы, которые помогали нам чётко и прозрачно выстраивать бизнес-процессы , прививать культуру общения.

Нам очень помогло то, что развитие корпоративной культуры началось в компании задолго до появления портала — люди были готовы действовать открыто, помогать коллегам, поддерживать общение. Хотя на первых порах нам не удалось полностью избежать столкновения мнений, борьбы с устоявшимися стереотипами.

Я приходила к руководителям и напоминала: «Ребят, вот же в Битриксе у вас есть группа или отдел. У вас свой чат. Вы можете тут обсуждать все рабочие вопросы, это удобно, тут всё есть. Вы можете вести отчёты, задачи, делиться новостями и всякими полезными штуками. И все ваши сотрудники будут видеть, что происходит».

Конечно, были сомнения в том, что всё получится. Было непонятно, начнут ли люди активно пользоваться порталом или нет. Но суть-то в том, что мы внедряли продукт для людей. Для себя. И всегда помнили об этом.

Да, от чего-то нам пришлось отказаться. Раньше, к примеру, параллельно с форумом мы вели телеграм-канал «Будь в курсе», с помощью которого информировали людей. Писали про новичков, поздравляли сотрудников с праздниками. И вот этот канал мы просто взяли и удалили. Это был один из тех неизбежных шагов, которые помогли перевести всех в Битрикс. Мы не дублировали информацию по разным каналам. Мы сказали: «Теперь у нас есть Битрикс, мы начали им пользоваться — и все новости теперь там, больше нигде». А кто не пользуется порталом — нет тому новостей. И все быстренько включились. Началось обсуждение, общение, комментарии, шутки. И всё пошло.

А что сейчас?

Сейчас у нас все основные проекты ведутся в Битриксе. Мы используем встроенный мессенджер для внутренней коммуникации, каждый день пишем новости на стене, оповещаем людей о важном и срочном. Без портала мы теперь как без рук. Даже страшно вспоминать иногда, как было раньше:) С момента его внедрения прошло больше двух лет, но мы не останавливаемся на достигнутом и продолжаем его развивать. Из последних улучшений — мы перенесли Битрикс на новые серверы Битрикс. Турбо, он стал работать быстрее.

Есть несколько задач, которые мы хотим решить в ближайшее время. Задачи не горящие, но могут сильно упростить жизнь всей компании. Например, учёт рабочего времени. Хотя в Битриксе есть готовый модуль для этого, пока пользуемся сторонним и не очень удобным решением. Как ребята разберутся с модулем, сразу запустим.

А главное, ежедневное общение на портале привело к тому, что люди в компании стали больше интересоваться тем, чем занимаются их коллеги, выступать инициаторами общих встреч и других внутренних активностей. Так некоторые сотрудники регулярно вызываются проводить тематические лекции для всех желающих, появился формат совместного просмотра вебинаров. Еще мы вместе обсуждаем, какие книги купить, чтобы пополнить общую библиотеку.

А раз в месяц обязательно собираемся всем коллективом на кухне и проводим «Бодрый вторник». Руководители делятся новостями, планами, представляют новых сотрудников, отмечают достижения. Сотрудники могут задавать вопросы, обсуждать услышанное, а те, кто пропустил или пришёл в компанию позже, посмотреть запись встречи на портале.

Даже по своей работе я заметила, что атмосфера в компании изменилась. Так сложилось, что у нас изначально не было отдельного человека, у которого в обязанностях было бы прописано заниматься развитием портала. Поэтому за контент портала отвечаю я. Обновляю документы, загружаю видео и фото, веду архив. Наш системный администратор Илья следит за технической стороной портала и помогает делать разные штуки. С отдельными доработками помогают ребята из других отделов. И я вижу, как растёт их энтузиазм, как к работе с порталом начинают подключаться всё новые и новые люди, а сотрудники всё больше общаются между собой. Это радует и вдохновляет.

Так в этом году мы вдохновились на новые подвиги и сделали целую серию коротких роликов «10 глупых вопросов о…». В них специалисты разных отделов рассказывают о том, какие рабочие задачи решают, отвечают на вопросы коллег. Такой опыт оказался ценным для всех нас и помог лучше узнать людей из соседних кабинетов. Эти и другие видео мы также добавляем на портал, и они доступны любому сотруднику.

Получается, через портал мы реально всех объединили. Люди стали общаться внутри компании и даже за её пределами — народ из разных отделов ходит в походы, на волейбол. Ты можешь в любой момент обратиться к системным администраторам, ребятам из продаж или первой линии техподдержки, и никто не посмотрит на тебя косо — помогут с задачами, подскажут ответ, ещё и идей подкинут. Стало прозрачно. Все в курсе событий и на одной волне, а нужная информация всегда в общем доступе. Если раньше общения не было, и все локально где-то что-то обсуждали, за стенкой, то теперь такой проблемы нет. И это здорово!

У нас появилась среда, рабочее пространство, где людям комфортно находиться и легко работать. И при этом, я, как человек, отвечающий за развитие портала, — инициатор же — не трачу на портал много времени, час-два в день — это максимум.

Почему у нас всё получилось

• Мы не ждали, пока продукт станет идеальным, пока мы наполним его контентом или прикрутим все нужные модули. Мы просто взяли и начали в нём работать. И по мере роста компании развиваем и совершенствуем его.

• Мы с самого начала знали, какие задачи должен решать портал, поэтому сразу задали направление и старались не отвлекаться на то, что не приближало нас к цели. Было важно перевести общение и обсуждение рабочих вопросов туда, и мы это сделали.

• Кроме того, мы развивали не только портал, но и культуру использования портала в компании. Открытость, оперативность, доступность информации — развитие этих ценностей началось ещё до внедрения портала, а инструмент Битрикса помог вывести коммуникацию на новый уровень.

• Мы искали возможности, а не отговорки. Да, нам повезло, и у нас в компании есть специалисты, которые придут в случае чего на помощь. Но даже если у вас под рукой нет системного администратора или разработчика, то всегда есть ребята из Битрикса или на аутсорсе, которые могут прийти на помощь. А если придете к нам за сервером, поможем установить лицензию и разобраться с техническими вопросами.

• Мы заручились поддержкой руководства. Если руководитель поддерживает ваши начинания, считайте полдела уже сделано.

• Мы не выкатывали всё и сразу. Начали с ограниченного круга задач и постепенно внедряли и внедряем новые фичи. Это позволяет людям постепенно привыкать к изменениям и снижает уровень недоверия к нововведениям.

В целом, оказалось, что внедрение портала не такая уж и сложная штука. Достаточно одного HR-энтузиаста при поддержке руководства и некоторого участия технических специалистов — и задача решена. Усилий немного, а профит большой. Если решите попробовать внедрить, приходите потестировать портал на наших серверах, где он устанавливается в два клика. Чтобы получить портал плюс сервер под Битрикс впридачу на месяц бесплатно, просто напишите мне в телеграм (persona_m)  или почту s.kuzmina@firstvds.ru.